Réduire les doubles saisies, accélérer les validations et fiabiliser les tâches récurrentes en reliant vos formulaires, données, notifications et règles d’affaires.
QUAND C’EST UTILE
Quand l’automatisation devient pertinente
Les mêmes informations sont saisies dans plusieurs outils.
Des approbations ou relances sont encore faites manuellement.
Des étapes sont oubliées parce qu’elles reposent sur des courriels.
Les équipes perdent du temps à transférer ou vérifier des données.
Vous avez besoin d’une meilleure traçabilité du processus.
Ce que nous pouvons mettre en place
Flux et validations
Demandes, approbations, notifications, rappels, escalades et mises à jour automatiques selon vos règles.
Synchronisation des données
Relier formulaires, listes, fichiers et applications afin d’éviter les doubles saisies et les informations divergentes.
Suivi opérationnel
Créer des statuts clairs, des journaux d’activité et des points de contrôle pour savoir où se trouve chaque demande.
Notre approche
01 · Observer Cartographier le processus réel et les exceptions.
02 · Structurer Clarifier les règles, les données et les responsabilités.
03 · Automatiser Mettre en place les étapes qui apportent une vraie valeur.
04 · Mesurer Vérifier la fiabilité du flux et ajuster ce qui doit l’être.
Technologies possibles : Power Automate, Microsoft Forms, SharePoint, Microsoft 365, Dataverse et intégrations avec vos outils existants.
Un processus vous fait perdre du temps?
Décrivez-nous ce qui se passe aujourd’hui. Nous pouvons identifier rapidement les étapes qui méritent d’être simplifiées.
Power Apps ou Excel : comment choisir pour un outil interne?
Excel reste excellent pour l’analyse et les listes simples. Mais certains besoins opérationnels demandent une vraie application métier.
À retenir
Excel convient particulièrement aux calculs et à l’exploration. Power Apps devient pertinent lorsqu’il faut guider la saisie et organiser un processus partagé. Le choix dépend autant des données, des accès et de la maintenance que de l’interface.
Un fichier Excel constitue souvent un excellent point de départ : l’équipe connaît l’outil et peut faire évoluer rapidement ses calculs. La question se pose lorsqu’il faut aussi gérer des demandes, des statuts, des validations et plusieurs rôles. Avant de migrer, identifiez précisément ce qui limite le fonctionnement actuel.
Excel reste pertinent lorsque le travail porte surtout sur des calculs, des simulations, des tableaux croisés ou une analyse ponctuelle. Il permet d’explorer des hypothèses sans construire une application complète.
Le périmètre est limité et le responsable du fichier est clairement identifié.
Les règles de saisie sont simples et les erreurs se détectent facilement.
Les utilisateurs ont besoin de manipuler les données et les formules.
Le suivi ne repose pas sur un parcours complexe d’approbation ou des droits fins par dossier.
La collaboration à plusieurs ne suffit pas, à elle seule, à justifier une migration. Examinez surtout les conflits de travail, la fiabilité des données et le niveau de contrôle réellement nécessaire.
Quand envisager Power Apps
Power Apps mérite d’être étudié lorsque les utilisateurs doivent accomplir une tâche guidée : créer une demande, compléter un dossier, changer un statut ou consulter une information adaptée à leur rôle. L’interface peut alors présenter les champs et les actions utiles à chaque étape.
La saisie doit suivre un formulaire cohérent avec des champs obligatoires et des validations.
Plusieurs rôles interviennent dans le même processus.
L’usage sur téléphone ou tablette demande une interface adaptée.
Les données doivent être reliées à d’autres listes ou systèmes.
Le suivi nécessite des états clairement définis et une organisation durable du support.
Comparer les besoins avant de comparer les outils
Besoin dominant
Orientation à étudier
Calculs, scénarios et analyse libre
Excel : souplesse de manipulation et de calcul.
Saisie guidée et parcours métier
Power Apps : écrans et actions adaptés au processus.
Suivi partagé simple
Une liste Microsoft Lists ou SharePoint peut suffire, sans application personnalisée.
Droits différents selon les dossiers
Évaluer d’abord la sécurité de la source de données et le modèle d’accès.
Approbations et notifications
Étudier le flux de travail, éventuellement avec Power Automate, en complément de l’outil de saisie.
Coût et maintien dans le temps
Comparer licences, conception, formation, support et évolutions.
Cette grille oriente le cadrage; elle ne remplace pas un essai avec vos utilisateurs et vos données.
La source de données fait partie du choix
Power Apps fournit une interface; les informations sont stockées dans une source de données connectée. Microsoft documente notamment les connexions à Excel, SharePoint et Dataverse. Choisissez la source selon les relations entre données, les accès nécessaires et les usages attendus.
Une liste SharePoint peut convenir à un suivi relativement simple. Dataverse peut être étudié pour un modèle de données plus structuré et des exigences de sécurité plus élaborées. Il faut également tester les recherches et filtres sur un volume représentatif.
Point de vigilance : les permissions
Masquer un bouton ou un champ dans l’application ne protège pas les données à lui seul. Les accès doivent être configurés dans la source et vérifiés avec chaque rôle. Partager l’application ne remplace pas l’attribution des droits nécessaires sur ses ressources.
Pour préparer un budget et comparer des scénarios d’achat, Excel peut être suffisant. Si chaque employé doit soumettre une demande, suivre son état et obtenir une validation du gestionnaire, une interface Power Apps devient une option à évaluer.
Le processus pourrait distinguer les états « brouillon », « soumis », « à compléter », « approuvé » et « refusé ». Avant de construire les écrans, précisez qui peut effectuer chaque transition et où la décision sera enregistrée. Un besoin de collecte très simple peut aussi être couvert par un formulaire et une liste.
Valider le choix avec un essai ciblé
Décrire un scénario fréquent et un cas d’exception.
Identifier les données, les rôles et les droits requis.
Tester un prototype avec quelques utilisateurs représentatifs.
Vérifier les licences applicables aux utilisateurs, aux connecteurs et à la source retenue.
Nommer un responsable de la maintenance et préparer la reprise des données.
Choisissez l’outil le plus simple qui répond durablement au besoin. Le nombre de lignes du fichier n’est pas, à lui seul, un critère de migration : la complexité du processus, les accès et la qualité de la saisie comptent davantage.
Une méthode simple pour représenter un processus, repérer les irritants et préparer une automatisation utile.
Objectif de la mini-formation
À la fin de cet exercice, vous disposerez d’une carte simple du processus actuel, d’une liste d’irritants et d’une première amélioration à tester. Prévoyez environ 30 minutes d’atelier, puis une validation avec les personnes qui exécutent le travail.
Avant de construire un flux automatisé, il faut comprendre comment le travail circule réellement. Une cartographie rend visibles les étapes, les échanges et les décisions. Elle aide aussi à séparer ce qui peut être automatisé de ce qui exige une intervention humaine.
Matériel : une feuille, un tableau blanc ou un outil de diagramme. Choisissez un processus limité et un dossier récent comme point de départ. L’exemple ci-dessous est illustratif : une demande de matériel, depuis sa soumission jusqu’à la communication de la décision.
Étape 1 — Définir le déclencheur et le résultat attendu
Notez l’événement qui démarre le processus et le résultat qui marque sa fin. Un périmètre précis évite d’essayer de représenter toute l’organisation sur une seule carte.
Déclencheur : une demande de matériel est soumise.
Résultat attendu : une décision est enregistrée et communiquée au demandeur.
Hors périmètre dans cet exemple : la commande au fournisseur et la livraison.
À vous : écrivez une phrase qui commence par « Le processus démarre quand… » et une autre par « Il se termine lorsque… ».
Étape 2 — Décrire les étapes et identifier les acteurs
Reconstituez le parcours d’un dossier réel. Pour chaque étape, utilisez un verbe d’action, nommez le rôle responsable et indiquez l’information reçue ou produite. Représentez d’abord le fonctionnement actuel, même s’il comporte des détours.
Étape
Responsable
Information ou résultat
Soumettre la demande
Demandeur
Matériel, quantité et justification.
Vérifier les informations
Coordonnateur
Demande complète ou retour pour complément.
Évaluer et décider
Gestionnaire
Décision et motif si nécessaire.
Enregistrer et communiquer
Coordonnateur
Statut mis à jour et demandeur informé.
Exemple simplifié : adaptez les rôles et les responsabilités à votre organisation.
Vous pouvez placer les étapes dans des couloirs, un par rôle, pour rendre visibles les transferts. Un rectangle représente une action, un losange une décision et une flèche le sens du parcours. Une légende simple suffit.
Étape 3 — Ajouter les décisions et les exceptions
À chaque embranchement, formulez une question avec des sorties explicites. Une carte limitée au cas idéal masque souvent les difficultés qui compliqueront l’automatisation.
La demande est-elle complète? Oui : transmettre au gestionnaire. Non : retourner au demandeur, puis refaire la vérification.
La demande est-elle approuvée? Oui : enregistrer l’approbation et informer. Non : enregistrer le refus et informer.
Le gestionnaire est-il absent? Définir une délégation autorisée ou une procédure d’escalade.
La demande est-elle reçue deux fois? Prévoir un contrôle avant de créer un nouveau dossier.
Parcours de référence
Soumission → vérification → décision → enregistrement → communication. Une demande incomplète revient à la vérification après correction; une décision favorable ou défavorable mène à une fin clairement enregistrée.
Étape 4 — Repérer les attentes, les ressaisies et les ruptures
Marquez les endroits où une personne attend, recopie une information ou cherche l’état d’un dossier. Pour chaque irritant, notez la cause supposée et les éléments à vérifier. Évitez de traiter une impression comme une mesure.
Double saisie : la même demande est recopiée du courriel vers un fichier.
Attente : le dossier reste sans responsable visible.
Information manquante : une relance est nécessaire pour obtenir la quantité.
Manque de visibilité : le demandeur ignore si sa demande a été reçue.
Sur quelques dossiers, distinguez le temps de travail actif du temps d’attente. Ces deux mesures ne conduisent pas toujours à la même amélioration.
Étape 5 — Dessiner une amélioration limitée et mesurable
Conservez la carte actuelle et dessinez séparément le fonctionnement souhaité. Choisissez une première amélioration : structurer la saisie, attribuer un responsable ou envoyer un accusé de réception. Définissez ensuite le résultat attendu et la façon de le vérifier.
Dans l’exemple : un formulaire avec des champs requis pourrait réduire les demandes incomplètes. La décision du gestionnaire reste humaine. Le taux de demandes retournées pour complément permettrait de vérifier l’effet du changement.
Votre exercice : une carte et une décision
Répartissez l’atelier en trois temps : 5 minutes pour délimiter le processus, 15 minutes pour représenter les étapes et exceptions, puis 10 minutes pour choisir une amélioration. Cette durée est indicative; un processus complexe demandera davantage de travail.
Le début et la fin sont identifiables.
Chaque étape possède un responsable et un résultat.
Chaque décision comporte des sorties nommées.
Au moins un cas d’exception est représenté.
Les irritants observés sont distincts des solutions envisagées.
Une amélioration prioritaire, un indicateur et un responsable sont définis.
Valider avant d’automatiser
Faites parcourir la carte par une personne qui réalise le travail. Rejouez un dossier normal et un dossier incomplet : si l’on ne sait pas qui agit ou où le dossier va ensuite, complétez la carte avant de construire le flux.
Transformer plusieurs sources de données en indicateurs clairs et exploitables pour mieux suivre les opérations et soutenir les décisions.
LE BESOIN
Quand la consolidation des données prend trop de temps
Les données sont souvent réparties entre fichiers, listes et systèmes différents. Les équipes passent alors du temps à consolider manuellement l’information avant même de pouvoir l’analyser.
Notre approche
Définir
Identifier les décisions à soutenir et les indicateurs réellement utiles.
Structurer
Clarifier les sources, les règles de calcul et les définitions communes.
Visualiser
Présenter l’essentiel clairement, puis permettre d’explorer le détail au besoin.
Ce que la solution peut inclure
01 · Sources consolidées Connecter les fichiers, listes ou systèmes nécessaires à une lecture cohérente.
02 · Indicateurs de gestion Afficher les mesures, tendances et écarts qui soutiennent réellement les décisions.
03 · Vues adaptées Présenter différents niveaux de détail selon les besoins des gestionnaires et des équipes.
Technologies possibles : Power BI, SharePoint, Microsoft 365 et autres sources de données selon votre environnement.
Vos rapports demandent trop de manipulation?
Nous pouvons clarifier les indicateurs et les sources avant de construire le bon outil de pilotage.
Concevoir une application métier adaptée aux règles d’affaires, aux équipes et aux données de l’organisation.
LE BESOIN
Quand les outils dispersés compliquent le travail
Des équipes travaillent souvent avec plusieurs fichiers, formulaires et listes qui ne sont pas reliés entre eux. La recherche d’information et la mise à jour des dossiers deviennent alors plus longues et plus risquées.
Notre approche
Comprendre
Partir des tâches réelles, des rôles utilisateurs et des règles d’affaires.
Structurer
Organiser les données, les statuts et les règles de gestion avant de construire l’interface.
Simplifier
Créer des écrans ciblés qui facilitent l’utilisation quotidienne et réduisent les manipulations inutiles.
Ce que la solution peut inclure
01 · Dossiers centralisés Une interface unique pour retrouver et mettre à jour l’information utile.
02 · Règles de gestion Des validations et comportements adaptés au fonctionnement réel de l’équipe.
03 · Suivi des statuts Des vues simples pour savoir où en sont les dossiers et quelles actions restent à faire.
Technologies possibles : Power Apps, SharePoint, Dataverse et Microsoft 365.
Vos équipes travaillent encore dans trop d’outils?
Nous pouvons partir de vos opérations réelles pour cadrer une application interne simple et adaptée.
Automatiser formulaires, validations, notifications et données dans un flux de travail structuré et fiable.
LE BESOIN
Quand les suivis manuels deviennent un frein
Les demandes circulent souvent par courriel, fichiers partagés et suivis manuels. Cela multiplie les relances, les doubles saisies et les risques d’oubli.
Notre approche
Cartographier
Comprendre le processus réel, les rôles et les points de décision avant d’automatiser.
Structurer
Clarifier les règles d’affaires, les validations et les données nécessaires au flux.
Automatiser
Relier les étapes utiles sans complexifier le travail des équipes.
Ce que la solution peut inclure
01 · Formulaire Une demande structurée qui recueille les bonnes informations dès le départ.
02 · Approbations Des règles de validation et des notifications envoyées aux bonnes personnes.
03 · Données centralisées Un enregistrement cohérent des demandes, statuts et décisions.
Technologies possibles : Power Automate, Microsoft Forms, SharePoint, Microsoft 365 et Dataverse.
Un processus vous fait perdre du temps?
Décrivez-nous le processus actuel. Nous pouvons identifier les étapes qui méritent d’être simplifiées et structurées.
Le Trio Magique de Microsoft 365 : Forms, SharePoint et Power Automate
Forms collecte l’information, SharePoint la structure et Power Automate fait circuler le travail pour réduire les doubles saisies et les relances manuelles.
Dans l’univers professionnel, nous courons tous après la même ressource : le temps. Pourtant, beaucoup d’équipes passent encore des heures à copier-coller des données, relancer des collaborateurs par e-mail ou trier manuellement des demandes de congés, de matériel ou de formation.
Si votre entreprise utilise Microsoft 365, vous possédez déjà, sans doute sans le savoir, l’une des combinaisons logicielles les plus puissantes du marché pour automatiser votre quotidien : Microsoft Forms, SharePoint et Power Automate.
Voici pourquoi ce trio est devenu le couteau suisse ultime de la productivité en entreprise.
1. Microsoft Forms : La porte d’entrée simplifiée
Tout commence par la collecte d’informations. Plutôt que d’envoyer un fichier Excel par e-mail que chacun va remplir, Microsoft Forms permet de générer en quelques minutes des formulaires et des questionnaires élégants.
Accessibilité : Utilisable en interne comme en externe.
Simplicité : Des champs intuitifs pour recueillir les informations nécessaires.
Ergonomie : Les formulaires s’adaptent sur mobile, tablette ou ordinateur.
2. SharePoint : Le cerveau et la base de stockage
Une fois les réponses collectées, au lieu de les laisser s’empiler dans un tableur Excel statique, on peut utiliser les listes SharePoint ou Microsoft Lists.
Centralisation : SharePoint agit comme une base de données sécurisée et collaborative.
Traçabilité : Chaque entrée peut être enregistrée avec historique, statut et droits d’accès.
Visuels personnalisés : Les données peuvent être triées, filtrées et présentées pour le suivi.
3. Power Automate : Le chef d’orchestre invisible
Power Automate relie Forms et SharePoint pour automatiser les processus selon une logique simple : « Quand ceci se produit, fais cela ».
Un exemple concret : Le processus de demande de matériel
Pour comprendre la puissance de cette synergie, prenons un cas d’usage classique : un collaborateur a besoin d’un nouvel ordinateur de fonction.
[Collaborateur] remplit un formulaire (Forms)
│
▼
[Power Automate] capte la réponse et :
1. Crée une ligne de suivi dans la liste (SharePoint)
2. Envoie une demande d'approbation au gestionnaire
│
├─► Approuvé → notification + statut mis à jour
└─► Rejeté → message envoyé au collaborateur
Comment mettre en place ce flux ?
1. Créer le formulaire dans Forms : préparez les champs nécessaires à la demande.
2. Préparer la liste SharePoint : créez les colonnes correspondant aux informations à suivre, ainsi qu’un statut.
3. Bâtir le flux dans Power Automate : utilisez le déclencheur de nouvelle réponse puis récupérez les détails.
4. Connecter SharePoint et les alertes : créez l’élément, mappez les champs puis ajoutez l’approbation ou les notifications nécessaires.
Le conseil pro : vérifiez que le compte utilisé par le flux possède bien les droits nécessaires sur le formulaire, la liste SharePoint et les autres ressources utilisées.
Les bénéfices immédiats pour votre entreprise
Zéro double-saisie : les données saisies vont directement là où elles doivent être.
Moins d’e-mails perdus : les validations peuvent être centralisées et automatisées.
Transparence : l’équipe peut suivre l’état de chaque dossier dans la liste SharePoint.
En maîtrisant ce trio Forms + SharePoint + Power Automate, vous passez d’une gestion administrative subie à des processus plus fluides, modernes et automatisés.
POUR ALLER PLUS LOIN
Un processus Microsoft 365 à automatiser?
Nous pouvons vous aider à structurer le formulaire, la donnée, les approbations et les notifications.
