Réduire les doubles saisies, accélérer les validations et fiabiliser les tâches récurrentes en reliant vos formulaires, données, notifications et règles d’affaires.
QUAND C’EST UTILE
Quand l’automatisation devient pertinente
Les mêmes informations sont saisies dans plusieurs outils.
Des approbations ou relances sont encore faites manuellement.
Des étapes sont oubliées parce qu’elles reposent sur des courriels.
Les équipes perdent du temps à transférer ou vérifier des données.
Vous avez besoin d’une meilleure traçabilité du processus.
Ce que nous pouvons mettre en place
Flux et validations
Demandes, approbations, notifications, rappels, escalades et mises à jour automatiques selon vos règles.
Synchronisation des données
Relier formulaires, listes, fichiers et applications afin d’éviter les doubles saisies et les informations divergentes.
Suivi opérationnel
Créer des statuts clairs, des journaux d’activité et des points de contrôle pour savoir où se trouve chaque demande.
Notre approche
01 · Observer Cartographier le processus réel et les exceptions.
02 · Structurer Clarifier les règles, les données et les responsabilités.
03 · Automatiser Mettre en place les étapes qui apportent une vraie valeur.
04 · Mesurer Vérifier la fiabilité du flux et ajuster ce qui doit l’être.
Technologies possibles : Power Automate, Microsoft Forms, SharePoint, Microsoft 365, Dataverse et intégrations avec vos outils existants.
Un processus vous fait perdre du temps?
Décrivez-nous ce qui se passe aujourd’hui. Nous pouvons identifier rapidement les étapes qui méritent d’être simplifiées.
Une méthode simple pour représenter un processus, repérer les irritants et préparer une automatisation utile.
Objectif de la mini-formation
À la fin de cet exercice, vous disposerez d’une carte simple du processus actuel, d’une liste d’irritants et d’une première amélioration à tester. Prévoyez environ 30 minutes d’atelier, puis une validation avec les personnes qui exécutent le travail.
Avant de construire un flux automatisé, il faut comprendre comment le travail circule réellement. Une cartographie rend visibles les étapes, les échanges et les décisions. Elle aide aussi à séparer ce qui peut être automatisé de ce qui exige une intervention humaine.
Matériel : une feuille, un tableau blanc ou un outil de diagramme. Choisissez un processus limité et un dossier récent comme point de départ. L’exemple ci-dessous est illustratif : une demande de matériel, depuis sa soumission jusqu’à la communication de la décision.
Étape 1 — Définir le déclencheur et le résultat attendu
Notez l’événement qui démarre le processus et le résultat qui marque sa fin. Un périmètre précis évite d’essayer de représenter toute l’organisation sur une seule carte.
Déclencheur : une demande de matériel est soumise.
Résultat attendu : une décision est enregistrée et communiquée au demandeur.
Hors périmètre dans cet exemple : la commande au fournisseur et la livraison.
À vous : écrivez une phrase qui commence par « Le processus démarre quand… » et une autre par « Il se termine lorsque… ».
Étape 2 — Décrire les étapes et identifier les acteurs
Reconstituez le parcours d’un dossier réel. Pour chaque étape, utilisez un verbe d’action, nommez le rôle responsable et indiquez l’information reçue ou produite. Représentez d’abord le fonctionnement actuel, même s’il comporte des détours.
Étape
Responsable
Information ou résultat
Soumettre la demande
Demandeur
Matériel, quantité et justification.
Vérifier les informations
Coordonnateur
Demande complète ou retour pour complément.
Évaluer et décider
Gestionnaire
Décision et motif si nécessaire.
Enregistrer et communiquer
Coordonnateur
Statut mis à jour et demandeur informé.
Exemple simplifié : adaptez les rôles et les responsabilités à votre organisation.
Vous pouvez placer les étapes dans des couloirs, un par rôle, pour rendre visibles les transferts. Un rectangle représente une action, un losange une décision et une flèche le sens du parcours. Une légende simple suffit.
Étape 3 — Ajouter les décisions et les exceptions
À chaque embranchement, formulez une question avec des sorties explicites. Une carte limitée au cas idéal masque souvent les difficultés qui compliqueront l’automatisation.
La demande est-elle complète? Oui : transmettre au gestionnaire. Non : retourner au demandeur, puis refaire la vérification.
La demande est-elle approuvée? Oui : enregistrer l’approbation et informer. Non : enregistrer le refus et informer.
Le gestionnaire est-il absent? Définir une délégation autorisée ou une procédure d’escalade.
La demande est-elle reçue deux fois? Prévoir un contrôle avant de créer un nouveau dossier.
Parcours de référence
Soumission → vérification → décision → enregistrement → communication. Une demande incomplète revient à la vérification après correction; une décision favorable ou défavorable mène à une fin clairement enregistrée.
Étape 4 — Repérer les attentes, les ressaisies et les ruptures
Marquez les endroits où une personne attend, recopie une information ou cherche l’état d’un dossier. Pour chaque irritant, notez la cause supposée et les éléments à vérifier. Évitez de traiter une impression comme une mesure.
Double saisie : la même demande est recopiée du courriel vers un fichier.
Attente : le dossier reste sans responsable visible.
Information manquante : une relance est nécessaire pour obtenir la quantité.
Manque de visibilité : le demandeur ignore si sa demande a été reçue.
Sur quelques dossiers, distinguez le temps de travail actif du temps d’attente. Ces deux mesures ne conduisent pas toujours à la même amélioration.
Étape 5 — Dessiner une amélioration limitée et mesurable
Conservez la carte actuelle et dessinez séparément le fonctionnement souhaité. Choisissez une première amélioration : structurer la saisie, attribuer un responsable ou envoyer un accusé de réception. Définissez ensuite le résultat attendu et la façon de le vérifier.
Dans l’exemple : un formulaire avec des champs requis pourrait réduire les demandes incomplètes. La décision du gestionnaire reste humaine. Le taux de demandes retournées pour complément permettrait de vérifier l’effet du changement.
Votre exercice : une carte et une décision
Répartissez l’atelier en trois temps : 5 minutes pour délimiter le processus, 15 minutes pour représenter les étapes et exceptions, puis 10 minutes pour choisir une amélioration. Cette durée est indicative; un processus complexe demandera davantage de travail.
Le début et la fin sont identifiables.
Chaque étape possède un responsable et un résultat.
Chaque décision comporte des sorties nommées.
Au moins un cas d’exception est représenté.
Les irritants observés sont distincts des solutions envisagées.
Une amélioration prioritaire, un indicateur et un responsable sont définis.
Valider avant d’automatiser
Faites parcourir la carte par une personne qui réalise le travail. Rejouez un dossier normal et un dossier incomplet : si l’on ne sait pas qui agit ou où le dossier va ensuite, complétez la carte avant de construire le flux.
Automatiser formulaires, validations, notifications et données dans un flux de travail structuré et fiable.
LE BESOIN
Quand les suivis manuels deviennent un frein
Les demandes circulent souvent par courriel, fichiers partagés et suivis manuels. Cela multiplie les relances, les doubles saisies et les risques d’oubli.
Notre approche
Cartographier
Comprendre le processus réel, les rôles et les points de décision avant d’automatiser.
Structurer
Clarifier les règles d’affaires, les validations et les données nécessaires au flux.
Automatiser
Relier les étapes utiles sans complexifier le travail des équipes.
Ce que la solution peut inclure
01 · Formulaire Une demande structurée qui recueille les bonnes informations dès le départ.
02 · Approbations Des règles de validation et des notifications envoyées aux bonnes personnes.
03 · Données centralisées Un enregistrement cohérent des demandes, statuts et décisions.
Technologies possibles : Power Automate, Microsoft Forms, SharePoint, Microsoft 365 et Dataverse.
Un processus vous fait perdre du temps?
Décrivez-nous le processus actuel. Nous pouvons identifier les étapes qui méritent d’être simplifiées et structurées.
Le Trio Magique de Microsoft 365 : Forms, SharePoint et Power Automate
Forms collecte l’information, SharePoint la structure et Power Automate fait circuler le travail pour réduire les doubles saisies et les relances manuelles.
Dans l’univers professionnel, nous courons tous après la même ressource : le temps. Pourtant, beaucoup d’équipes passent encore des heures à copier-coller des données, relancer des collaborateurs par e-mail ou trier manuellement des demandes de congés, de matériel ou de formation.
Si votre entreprise utilise Microsoft 365, vous possédez déjà, sans doute sans le savoir, l’une des combinaisons logicielles les plus puissantes du marché pour automatiser votre quotidien : Microsoft Forms, SharePoint et Power Automate.
Voici pourquoi ce trio est devenu le couteau suisse ultime de la productivité en entreprise.
1. Microsoft Forms : La porte d’entrée simplifiée
Tout commence par la collecte d’informations. Plutôt que d’envoyer un fichier Excel par e-mail que chacun va remplir, Microsoft Forms permet de générer en quelques minutes des formulaires et des questionnaires élégants.
Accessibilité : Utilisable en interne comme en externe.
Simplicité : Des champs intuitifs pour recueillir les informations nécessaires.
Ergonomie : Les formulaires s’adaptent sur mobile, tablette ou ordinateur.
2. SharePoint : Le cerveau et la base de stockage
Une fois les réponses collectées, au lieu de les laisser s’empiler dans un tableur Excel statique, on peut utiliser les listes SharePoint ou Microsoft Lists.
Centralisation : SharePoint agit comme une base de données sécurisée et collaborative.
Traçabilité : Chaque entrée peut être enregistrée avec historique, statut et droits d’accès.
Visuels personnalisés : Les données peuvent être triées, filtrées et présentées pour le suivi.
3. Power Automate : Le chef d’orchestre invisible
Power Automate relie Forms et SharePoint pour automatiser les processus selon une logique simple : « Quand ceci se produit, fais cela ».
Un exemple concret : Le processus de demande de matériel
Pour comprendre la puissance de cette synergie, prenons un cas d’usage classique : un collaborateur a besoin d’un nouvel ordinateur de fonction.
[Collaborateur] remplit un formulaire (Forms)
│
▼
[Power Automate] capte la réponse et :
1. Crée une ligne de suivi dans la liste (SharePoint)
2. Envoie une demande d'approbation au gestionnaire
│
├─► Approuvé → notification + statut mis à jour
└─► Rejeté → message envoyé au collaborateur
Comment mettre en place ce flux ?
1. Créer le formulaire dans Forms : préparez les champs nécessaires à la demande.
2. Préparer la liste SharePoint : créez les colonnes correspondant aux informations à suivre, ainsi qu’un statut.
3. Bâtir le flux dans Power Automate : utilisez le déclencheur de nouvelle réponse puis récupérez les détails.
4. Connecter SharePoint et les alertes : créez l’élément, mappez les champs puis ajoutez l’approbation ou les notifications nécessaires.
Le conseil pro : vérifiez que le compte utilisé par le flux possède bien les droits nécessaires sur le formulaire, la liste SharePoint et les autres ressources utilisées.
Les bénéfices immédiats pour votre entreprise
Zéro double-saisie : les données saisies vont directement là où elles doivent être.
Moins d’e-mails perdus : les validations peuvent être centralisées et automatisées.
Transparence : l’équipe peut suivre l’état de chaque dossier dans la liste SharePoint.
En maîtrisant ce trio Forms + SharePoint + Power Automate, vous passez d’une gestion administrative subie à des processus plus fluides, modernes et automatisés.
POUR ALLER PLUS LOIN
Un processus Microsoft 365 à automatiser?
Nous pouvons vous aider à structurer le formulaire, la donnée, les approbations et les notifications.
